Waspada
Waspada » Urgensi Penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Di Perusahaan
Pendidikan

Urgensi Penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Di Perusahaan

Oleh Tiara Ismawati SE, Afriani Sarah SE, Prof Dr Elisabet Siahaan SE MEc

PERKEMBANGAN pengetahuan dan teknologi informasi saat ini telah menciptakan persaingan bisnis yang sangat ketat di seluruh sektor organisasi bisnis, sehingga merubah paradigma dari Human Resource menjadi Human Capital. Dimana saat ini karyawan telah dianggap sebagai aset yang sangat penting bagi organisasi yang pantas dihargai dan dikembangkan. Di Era saat ini, daya saing perusahaan tidak hanya terletak pada keunggulan di bidang teknologi, produk, dan proses, ataupun modal, tetapi  keunggulan bersaing juga berada pada kepemilikan sumber daya manusia yang berkualitas. Sumber daya manusia merupakan suatu aset yang sangat penting, tidak tergantikan, sulit dipertukarkan ataupun ditiru, dan bersifat langka sehingga memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan secara berkelanjutan.

Akhir-akhir ini, banyak perusahaan yang mengeluarkan dana yang besar untuk pelatihan SDM dan pengadaan perangkat lunak SDM dalam usahanya meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaannya. Sistem Informasi Sumber daya manusia sering disebut dengan  HRIS. Dimana HRIS didefinisikan sebagai sistem yang digunakan untuk memperoleh, menginput, menyimpan, dan mendistribusikan informasi terkait sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan yang membuat proses pengelolaan SDM di dalam sebuah perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien dibandingkan model pengelolaan yang manual.

HRIS (Human Resource Information System) atau sistem informasi sumber daya manusia merupakan sistem aplikasi komputer yang terhubungan dengan jaringan internet yang digunakan untuk mengelola berbagai kegiatan bidang sumberdaya manusia pada perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia juga sering dimaknai sebagai perpaduan penerapan ilmu pengetahuan bidang manajemen sumberdaya manusia dengan bidang ilmu teknologi informasi.

Banyak manfaat yang akan diperoleh perusahaan dengan mengaplikasikan  HRIS (Human Resource Information System), beberapa diantaranya adalah pertama, menghemat biaya operasional perusahaan. Dengan adanya kegiatan yang sudah terkomputerisasi pada satu sistem, maka akan mengurangi penggunaan kertas pada kegiatan administratif perusahaan, dengan demikian akan mampu mengurangi biaya operasional pembelian alat tulis kantor. Manfaat kedua, adalah mampu meminimalisir kesalahan akibat kelalaian karyawan, misalnya kesalahan perhitungan gaji, kehilangan arsip dan dokumen, kesalahan pencatatan ulang dan kesalahan-kesalahan lainnya. HRIS (Human Resource Information System) membantu perusahaan meminimalisir segala bentuk kerugian yang mungkin timbul akibat kesalahan-kesalahan tersebut. Manfaat ketiga, adalah membantu mengoptimalkan proses pengambilan keputusan. Dalam HRIS (Human Resource Information System) seluruh informasi terkait sumber daya manusia atau karyawan perusahaan ditinjau melalui satu sistem terpusat, sehingga memudahkan pihak manajemen dalam melihat laporan data yang akan digunakan untuk proses pengambilan keputusan kapanpun dan dimanapun. Manfaat keempat dari penggunaan HRIS (Human Resource Information System) adalah untuk meningkatkan keamanan data karyawan. Melalui sistem yang terkomputerisasi kini data karyawan dapat ditingkatkan keamanannya dengan hanya bisa diakses oleh pihak yang berkepentingan saja, sehingga akan terhindar dari resiko pencurian data dan kehilangan data. Manfaat selanjutnya adalah dengan adanya HRIS (Human Resource Information System) perusahaan bisa dengan mudah memonitor kinerja para karyawannya. Melalui HRIS dapat dibuat satu system penilaian kinerja, sehingga perusahaan bisa melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap kinerja karyawannya, hal ini juga berkaitan dengan pemberian bonus dan insentif  serta berhubungan dengan pengembangan karir dan pelatihan yang paling dibutuhkan karyawan agar kinerjanya semakin optimal.

Dimasa Pandemi Covid saat ini,  juga terdapat fitur dalam HRIS (Human Resource Information System) yang memudahkan perusahaan memonitor kesehatan para karyawannya melalui “health check survey” yang berisi data terkait kondisi kesehatan karyawannya apakah sehat, mengalami gejala covid-19, atau sudah terpapar covid-19. Pada fitur tersebut karyawan akan diminta mengisi sebuah survey terkait kondisi kesehatan mereka, termasuk gejala yang mereka alami, sehingga kemungkinan adanya penyakit bisa terlihat sedini mungkin untuk penanganan lebih lanjut.

Dengan beragam manfaat kehadiran HRIS (Human Resource Information System) disuatu perusahaan, membuatnya menjadi penting dan keharusan memiliki system HRIS  oleh setiap perusahaan baik itu perusahaan besar, maupun perusahaan kecil. Hal tersebut guna optimalisasi proses bisnis yang lebih baik dan berkelanjutan. Dengan menyesuaikan kebutuhan perusahaan dan ketersediaan layanan, HRIS (Human Resource Information System) hadir sebagai solusi kegiatan bisnis yang efektif dan efisien. HRIS (Human Resource Information System) yang baik dalam suatu perusahaan akan menjadi satu keunggulan bersaing.

Selanjutnya, terdapat 3 faktor yang dapat mempengaruhi implementasi HRIS (human resource information system)  di perusahaan, yaitu 1) faktor organisasi dimana perusahaan melalui pimpinan dan para manajernya menunjukkan perhatian yang tinggi terhadap pentingnya pengaplikasian HRIS. Pimpinan mensosialisasikan pentingnya penerapan HRIS agar perusahaan memiliki daya saing  sehingga memberikan dorongan untuk bisa menerapkan HRIS diperusahaan tersebut;  2) faktor teknologi, dimana kesiapan teknologi yang unggul pada suatu perusahaan sangat mempengaruhi perusahaan dalam mengadopsi HRIS, perusahaan yang memiliki infrastruktur teknologi yang kuat dan keahlian TI yang luas, akan lebih mudah untuk mengendalikan risiko dalam mengadopsi HRIS. Perusahaan perlu di dukung oleh sarana teknologi yang mumpuni untuk menerapkan HRIS;  3) faktor lingkungan menggambarkan lingkungan sekitar perusahaan yaitu lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan internal perusahaan mencakup sarana dan prasarana yang dimiliki, fasilitas yang memadai, dan juga SDM yang unggul. Sedangkan lingkungan eksternal perusahaan mencakup regulasi yang berlaku, infrastruktur, dan sosial masyarakat.

Dengan memperhatikan faktor-faktor dan manfaat dari HRIS (Human Resource Information System), HRIS juga mampu menjadi salah satu investasi bagi perusahaan yang mendukung berkembangnya bisnis menjadi lebih optimal. Untuk penerapkan HRIS (Human Resource Information System)  di perusahaan. Perusahaan dapat mengembangkan sendiri sistem ini atau bisa dengan bekerjasama melalui vendor penyedia jasa layanan sistem atau hosting. Namun, terdapat dampak yang cukup serius untuk diperhatikan, yaitu dengan adanya implementasi HRIS di perusahaan,  mempengaruhi perspektif karyawan dan perilaku kerja  terhadap pekerjaan dan organisasinya. Sebagai contoh kepuasan kerja karyawan dapat menurun dikarenakan terdapat komunikasi yang buruk dalam pengimplementasian HRIS, mengharuskan karyawan mengubah kebiasaan kerja dan menyesuaikan diri dengan alur yang baru yang menciptakan lebih banyak pekerjaan dan tekanan tambahan terhadap karyawan. Pada akhirnya kepuasan kerja karyawan akan menurun dan menyebabkan ketidaknyamanan yang mendorong terjadinya  turnover intention. Hal-hal ini dapat terjadi saat perusahaan sedang berupaya dalam mengimplementasikan HRIS di perusahaan. Oleh karena itu,  diperlukan komunikasi yang tepat serta sosialisasi yang terus-menerus dan  berkelanjutan kepada semua karayawan agar dapat mengurangi kesalahpahaman antara karyawan dan perusahaan. Selain daripada itu, untuk menunjang keberhasilan implementasi HRIS, perusahaan harus memprioritaskan pelatihan dan pengembangan kepada karyawan berpotensi, mengembangkan keterampilan karyawan sesuai dengan spesifikasi dan standar yang diharapkan, kemudian melakukan proses monitoring dan evaluasi terhadap implementasi HRIS yang dilakukan para karyawannya, serta memberikan feedback sebagai bahan perbaikan kedepannya.

Penulis adalah mahasiswa dan Dosen Magister Ilmu Manajemen FEB USU 

Berita Terkait

Memuat....
UA-144743578-2