Tahun baru kita jalani. Akankan kita menjalani hal-hal yang sama seperti tahun lalu. Atau 2 tahun lalu. 3 tahun lalu, atau bahkan 5 atau 7 tahun lalu. Adakah ide baru yang kita rencanakan untuk kita lakukan pada tahun 2022 ini
Dalam sebuah wawancara, seorang pimpinan perusahaan menanyakan masalah pengalaman dari si pelamar. Si calon akan menempati satu formasi di level middle managament. Si Calon menjawab ia berpengalaman di bidang nya sekitar 6 tahun.
Namun, ketika ditanya lebih lanjut apa saja yang ia lakukan selama 6 tahun pengalamannya tersebut, dia kelihatan kebingungan. Apalagi ketika ditanya inovasi apa saja yang sudah dia ciptakan selama bekerja di tempatnya sekarang, dia makin bingung.
Karena menurut dia, selama 6 tahun ia hanya bekerja sesuai tupoksi atau job description yang ia miliki. Wawancara pun selesai dan si calon pun pulang. Dalam obrolan setelah wawancara, si pimpinan perusahaan mengatakan bahwa kondisi yang dialami calon tadi bukan membuat dia berpengalaman 6 tahun, tetapi melakukan hal yang sama berulang-ulang selama 6 tahun.
Berpengalaman 6 tahun, artinya setiap tahun, selama 6 tahun, ada ide baru, gagasan baru, sistem kerja baru, metode baru dan inovasi yang baru, yang tercipta dalam rangka membuat pekerjaan menjadi efektif dan efisien untuk mencapai target yang sudah ditetapkan.
Apa yang dialami oleh si calon diatas, sebenarnya juga banyak terjadi di organisasi dan masyarakat kita. Kita masih belum terbiasa untuk memberi tantangan kepada diri sendiri untuk berkreasi. Kita masih cenderung enggan keluar dari zona nyaman, comfort zone.
Kita masih senang dengan hal-hal yang bersifat status quo. Kreatif dan inovatif, dua sifat yang harus terus dipacu lagi untuk SDM kita. Satu lagi adalah antisipatif, melakukan persiapan dan pencegahan sebelum sesuatu terjadi. Kita selalu lengah dan baru bereaksi setelah sesuatu terjadi. Termasuk dalam melahirkan suatu kebijakan.
Kalau boleh melirik ke masyarakat lain, maka masyarakat Jepang adalah salah satu masyarakat yang mempunyai tradisi untuk terus maju dalam berbagai hal. Mereka mempunyai apa yang disebut dengan kaizen (baca kaizeng).
Kaizen adalah suatu metode praktis yang berfokus pada tindakan perbaikan menuju ke arah yang lebih baik dari sebelumnya. Baik dalam menjalankan proses operasional di bidang manufaktur, engineering, development maupun dalam manajemen bisnis.
Kaizen adalah filosofi dan budaya yang berasal dari masyarakat Jepang, berupa suatu cara berpikir untuk perbaikan dan kemajuan secara terus menerus dalam kehidupan seseorang, baik dalam keluarga, masyarakat maupun dalam lingkungan pekerjaan.
Kaizen merupakan proses yang berlangsung secara terus-menerus, untuk selalu meningkatkan mutu dan produktivitas. Kaizen diharapkan mampu membawa hasil yang spektakular mengiringi jalannya waktu.
Istilah kaizen berasal dari bahasa Jepang yaitu Kai yang artinya perubahan dan Zen yang berarti baik. Sehingga kaizen adalah adalah perbaikan dan penyempurnaan berkesinambungan yang melibatkan semua anggota dalam hirarki perusahaan, baik manajemen maupun karyawan.
Kaizen pertama kali diperkenalkan oleh Taichi Ohno (1867-1930), mantan Vice President Toyota Motors Corporation yang bermula dari ide Sakichi Toyota yaitu pendiri grup Toyota (Waluyo, 2006).
Kaizen dikenal juga dengan nama Continuous Improvement atau perbaikan atau peningkatan yang dilakukan secara terus menerus. Dalam penerapan di manajemen, kaizen lebih mengarah pada Total Quality Management (TQM), Zero Defect (ZD), Just in-Time dan beberapa kegiatan lain.
Kegiatan dimaksud mengarah pada pengendalian dan pengembangan mutu melalui berbagai penyempurnaan dan kesempurnaan sistem. Kaizen menempatkan kualitas sebagai landasan utama dalam proses produksi suatu organisasi.
Dalam sebuah perusahaan yang mengimplementasikan konsep Kaizen ini, para karyawan dituntut untuk senantiasa berkreasi menuju effisiensi dan effektifitas dalam proses produksi. Jika selama ini mereka memproduksi satu item produk misalnya 30 menit, mereka dituntut bagaimana agar mereka bisa mengefisiensikan waktu menjadi lebih singkat, menjadi 20 atau 15 menit misalnya.
Jika untuk satu lot produk, dibutuhkan 5 atau 6 pekerja, maka seorang supervisor dituntut untuk melakukan gerakan kaizen dengan berpikir bagaimana agar untuk mengerjakan satu lot tersebut hanya membutuhkan 3 atau 4 pekerja saja.
Bukan hanya pada proses produksi, dalam administrasi juga dituntut untuk melakukan efisiensi. Bagaimana konsep paperless dilakukan untuk menghemat pemakaian kertas. Bagaimana fungsi internet dimaksimalkan sehingga hard copy dikurangi dan waktu kerja bisa digunakan ecara optimal.
Konsekuensinya adalah waktu over time diminimalkan, pengeluaran perusahaan untuk pembayaran upah lembur menjadi berkurang dan karyawan bisa istirahat sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan tubuh yang harus diperhitungkan juga.
Melakukan gerakan kaizen, bukan hanya menguntungkan perusahaan. Para karyawan terpacu berlomba melakukan inovasi karena reward sudah menanti. Di sebuah industri manufaktur yang PMA milik pengusaha Jepang, mug yang bertuliskan “Thanks for your idea” disiapkan untuk para karyawan yang idenya dipakai di unit kerjanya masing-masing.
Setiap akhir bulan, karyawan yang dengan inovasinya mengurangi durasi waktu untuk sebuah produk, menghemat tenaga kerja untuk proses produksi, atau menciptakan suatu teknologi yang membuat pekerjaan menjadi mudah.
Setelah diujicobakan dan dipakai di unit kerjanya, akan mendapatkan sebuah mug untuk sebuah inovasi. Setahun sekali, seluruh inovasi yang diciptakan, akan dikonversi dengan uang.
Inovasi yang menghemat waktu atau tenaga yang setelah dikonversi dengan uang, menghasilkan karyawan terbaik dengan jumlah inovasi terbanyak. Ia akan mendapatkan hadiah dari perusahaan. Biasanya dipilih 3 tertinggi untuk memperoleh hadiah.
Dengan demikian, karyawan akan berpacu untuk menciptakan ide-ide baru. Tidak heran jika kita bertamu ke rumah seorang karyawan yang inovatif dan kreatif, kita akan disuguhi minuman di dalam mug yang bertuliskan “Thanks for Your Idea”.
Mereka bisa memiliki selusin lebih mug seperti itu. Demikian manajemen Kaizen diimplementasikan disana.
Tahun 2022 baru kita jalani. Akankan kita menjalani hal-hal yang sama seperti tahun lalu. Atau 2 tahun lalu. 3 tahun lalu, atau bahkan 5 atau 7 tahun lalu. Adakah perubahan yang signifikan yang sudah kita rencanakan untuk kita lakukan pada tahun 2022 ini.
Atau apakah sama saja, karena kita berprinsip biarlah hidup ini mengalir apa adanya. Betapa tertipunya kita. Bukankan kita semua mengetahui bahwa hidup yang beuntung itu jika saat ini kita menjalani hidup yang lebih baik dari masa-masa yang lalu.
Kita akan menjalani hidup yang tertipu jika masa kini sama saja dengan masa lalu, dan kita akan sangat rugi jika kita bahkan menjalani hidup yang lebih buruk pada masa kini dibanding masa lalu.
Begitu banyak teknologi yang tersedia untuk kita eksplorasi menuju efektivitas dan efisiensi kerja. Begitu banyak peluang dihadapan mata yang harus direbut untuk hidup yang lebih baik. Begitu besar tantangan yang harus kita hadapi jika kita ingin bertahan hidup.
Begitu besar kesempatan yang tersedia untuk membuat hidup kita lebih “hidup”. Ayo apa lagi, mari kita keluar dari zona nyaman, munculkan kreatifitas, ciptakan inovasi, dan berpikirlah “out of the box”.
Dunia ada dalam genggaman kita. Bukankah kita ingin menambah penghasilan dan ingin hidup lebih sejahtera. Jangan harap itu akan dicapai jika kita menjalani hidup tanpa perubahan, dari tahun ke tahun menjalani hidup dengan hal yang sama. Ingin hasil yang berbeda, lakukan perubahan.
Seorang ahli manajemen mengingatkan kita, bahwa orang disebut gila jika ia melakukan hal yang sama dalam waktu yang lama tetapi mengharapkan hasil yang berbeda. Nah… WASPADA
Penulis adalah Dosen Fak. Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Medan Area (UMA).
